我是扶輪社節目主委


身為一個扶輪社友(Rotarian),通常每年都會被分配到一個(以上的)職務,雖然扶輪社有大有小,但總能想出些不同的職務給你當,立意良善,讓大家都能參與,但在台灣有點難。這些職務中,有些是虛職,有些幹事小姐會幫忙處理,有些雖然可以著力,但不做也沒有任何罰則,所以幹得好幹得不好,都沒有關係。除了當社長、秘書這種職務有很多事情要做之外,其他的職務都不是那麼要緊。

這個年度(2009/2010)我被分配到「節目主委」這個職務。

台灣的扶輪每次例會,幾乎都要安排演講。有些人批評扶輪社就是「吃飯聽演講」的地方,我覺得吃飯只要吃得便宜,有出席才繳錢,也沒啥不對,人活在世上誰不吃飯?當然,扶輪社現在吃太貴了,有時候想想還真的受不了。

至於聽演講,這本來就是好事,多聽一次演講就是多拓展一點對世界的了解,我這個人最喜歡學習,透過他人學習,也透過自己準備教學的過程中學習,聽演講是一種非常有效的學習方式。

話雖如此,但如果節目主委不認真邀請,或者完全依賴幹事小姐,那麼演講就會變成災難。畢竟幹事小姐們社會資歷跟人面通常比較少,只能靠幹事小姐之間彼此互相分享講者名單。如果靠社友零星、隨緣的介紹,經常會有一些「奇怪的東西」趁機混進來,講沒幾分鐘就開始「推銷」,這也很頭痛。

花錢聽不入流的人來推銷,這種事情還經常發生在扶輪社內!很多扶輪社員很富有,但也沒有有錢到要花錢、浪費時間聽不入流的人來推銷。碰到這種講者,我通常很沒耐心,要不就是中途走人要不就是很焦躁,但其他前輩呢,經常文風不動、滿臉笑容,然後睡著,可以繼續很有風度撐到結束。我曾經邀請年輕創業的朋友來演講,原本想說給大家交友的機會,沒想到年輕人很積極想要推銷,弄得相當難看,所以我後來邀請來賓時也更為謹慎。

台灣有幾個扶輪社?不多,500而已。每一年52次例會,扣掉聯合例會啦、Close Meeting等等,大約每一個扶輪社一年大約要安排25場演講。所以單單扶輪社,一年在台灣就要舉辦12,500場左右的演講。我想獅子會、青商會或者其他各種團體、成長組織等等,單單這種形態的演講,或許台灣一年就有好幾萬場。

所以說,「節目主委」,或者英文的「Speaker Coordinator」,是一個挺重要的工作(挺胸),畢竟每次例會的1/3都靠節目主委安排。這可以是個虛缺,也可以幹的很忙。「每一個」算命的都說我天生勞碌,所以只好把「扶輪社節目主委」當成兼差來幹。畢竟我已經「忍耐」亂七八糟的講者好幾年了,既然輪到我,我當然要好好經營一下。

要開始邀約講者之前,當然要先分析使用者需求。對於以中小企業主與大企業主管為主幹的社員而言,經營管理上的新知當然不可少,特別是行銷廣告網路這種資訊,還有財務、理財等等。對於中年人而言,健康相關議題也很受歡迎。

扶輪社「本質」上是一個服務社團,所以當然要安排許多跟慈善、公益、非營利組織還有社會企業相關的題目。加上扶輪自己有自己的行事曆,包含二月的世界了解月、七月的識字月(這也包含廣義的「素養」),九月新世代月、十月職業服務月與十二月的家庭月,如果能夠按照這些主題來安排演講,也才能彰顯扶輪社的宗旨與精神。

不過,我的人面也有限,而且我自己也要工作,又沒有秘書可以幫忙,所以不太能夠完全依照自己構想的主題來一一邀請講者,但求盡量接近,最好是有經驗的講者,我聽過演講的最好,而且不太有可能推銷商品的。

半年下來,大致上我覺得我們台北合江扶輪社邀請的講者,不論是講者的素質或者演講的內容,在全台灣的扶輪社當中,絕對可以排到前幾名,也很感謝許多朋友的協助與轉介。依照例會順序,我已經安排或邀請的講者有:
到交接之前,大概還有7場要安排,當然還是需要朋友們的幫忙,才能夠繼續維持如此高品質的講者與題目。邀請這麼多講者,我覺得我都快要變成專業的演講邀請者了。當然,這些邀請的題目都是我自己有興趣的。結論:我自己的學習與成長還是最多的。

雖然前面提到我個人不喜歡看到來「推銷」的講者,但這其實還是看個人功力,有經驗的「推銷者」,可以把產品、服務與個人巧妙地融合在演講當中,一點都不會唐突,甚至讓大家覺得是重要的資訊,畢竟30分鐘的演講時間不短,如果融入5%的推銷,那就有90秒。90秒推銷,夠多了!更強的,可以把產品或服務直接當成有用的資訊來分享,而且大家聽了還很感激。過去幾年,很笨的強迫推銷跟很聰明的無縫推銷我都聽過,好壞差距要說天壤之別也不為過。以後有機會,我再來談談如何準備30分鐘的「社團演講」。

新年度,我的新職務是「國際服務主委」,這在國際扶輪的框架下,是一個「可以很重要」的職務,畢竟國際扶輪除了根除小兒痲痺(End Polio)計畫大使獎學金計畫外,還有無數的國際計畫與經費可以參與或申請,等我花一年把國際扶輪獎助的各種經費與流程弄熟之後,就可以來協助台灣的非營利組織來申請國際扶輪贊助了。這,不好意思,原本就是我參加扶輪的主要原因之一啊。

標籤: , , , , ,



 簡報5分鐘,5分鐘簡報


昨天有一個機會,用5分鐘,也就是300秒的時間,「徒手」介紹、演講、說明、或者簡報「簡報」這個題目。我原本只是平常心、輕鬆講,沒想到講完之後聽眾反應十分激烈,而且最令我驚訝的是,事業成就越高的聽眾反應越好,整個下午都一直有聽眾向我致意。既然聽眾反應如此好,乾脆也把這次經驗與讀者分享。

昨天的場合是某一個「扶輪青年領袖營」(RYLA),這樣的活動每年不同的扶輪社地區或甚至分區都會舉辦,我原本被告知當下午活動的輔導員,後來活動前14小時才知道,中午吃完午餐後,還有6個各5分鐘的主題分享,除了我之外,分享者都是相當有社會成就的企業賢達、菁英領袖。因為知道的時間很晚,中間我還痴睡了10小時,午餐時間也不方便拿出筆記本,所以只能趁著吃完午餐,還有開始講之前短短30分鐘準備,也就是邊聽台上的賢達分享,邊偷偷準備。

簡報 EAT 限制

準備前簡單評估一下 E.A.T.,也就是環境(Environment)、聽眾(Audience)與時間(Time),環境上不容許投影,現場只有一個非常長的白板,加上白板上方還有一條紅色布條,所以我能用的器材就只有這個狹長的白板加上白版筆。其實我本來就是靠「白手起家」的(還因此買了平版電腦),徒手畫出視覺語言沒有什麼問題,只是狹長的限制比較多。

聽眾很分歧,有一大部分是20上下的青年學生,還有一部份是已經出社會的扶青團團員,再來還有商業成就很高的扶輪社友,知識起點與背景差很多,要滿足所有人很困難,加上只有短短五分鐘,所以真的講不了什麼,如果要自我介紹,可能120秒就消失了,這比今年初連講10場10分鐘的簡報圖表還要更精簡。小時候被抽到3分鐘即席演講,會覺得3分鐘長得令人抓狂。現在年紀大了,5分鐘則是短到令人抓狂。

決定 WIIFM 內容

綜合以上三項限制,在五分鐘的時間內,我想想最多只能講三點到四點,這時候從我大腦資料庫中,虛擬調出四張投影片,主要是針對還很少簡報的小朋友,他們通常都還在要簡報時不知道要講什麼的階段,所以讓他們可以快速抄下三、四個名詞或縮寫,有幾個簡單的概念「可以帶走」,以後想到可以重新應用即可,並且讓他們「看一下」專業有準備的簡報者大概效果如何。五分鐘,這樣大概就完了。

我從大腦中調出來的四張「投影片」分別是 EAT 限制、WIIFM、PREP以及STAR,這種東西比較結構化,而且學員好抄,先讓他們知道簡報的限制、簡報的目標、如何推銷事與如何推銷人,這樣就夠了。

因為我沒有電腦可以協助我準備,只有筆記本,所以只好寫下每一分鐘的重點,所以剛好一點大約一分鐘:
  1. 自我介紹
  2. EAT
  3. WIIFM
  4. PREP
  5. STAR
實際上當然會有一點點的誤差。

紙上分鏡

然後在紙上我也把分鏡預先規劃好,因為白版非常非常狹長,所以只能用序列的方法來分鏡。分別就是 EAT、WIIFM、PREP與STAR。剛好就是四格,從白板的左邊開始邊講邊畫,最後剛好走完整個白板。

上台之後就是以這個「5分鐘簡報」為例,來說明準備簡報的方法與重要性,最後順便拿自己負責規劃的Yahoo!奇摩公益獲得新聞局數位金鼎獎為例,自我介紹一下。雖然不至於「精確到秒」,但想講的一樣都沒少講,比5分鐘大概多一點點結束。

最近幾年開了許多簡報班跟圖表班,都是著重在螢幕與投影介面上。後來發現,商業工作者在許多場合中,徒手在白板、大字報視覺化思考、畫圖表的技巧也很重要,而且重要性可能越來越高。徒手用白板溝通的頻率應該是電腦簡報的10倍以上,只是平常我授課時都在全電腦環境,沒有機會徒手視覺化資訊,昨天小試一下,反應異常正面,效果也超出我的意料之外。

以後在這種異常簡短的場合,或許大家嘗試一下用徒手來分鏡、畫圖表,會比使用電腦與投影為介面的方式要來得更有效。當然,準備的時間應該是差不多的,千萬別偷懶!

標籤: , , , , , ,



 李怡志的演講授課地圖


台灣:


大台北:



以上是李怡志近年演講、授課、講學的地理空間記錄。

藍色代表高中職、綠色為大專院校、紫色係社會團體與企業。

詳細名單(至2009/6月):

大專院校:大葉大學,中山大學,中台科技大學,中正大學,中華大學,元智大學,文化大學,文藻外語學院,世新大學,台北大學,台北醫學大學,台東大學,台灣師範大學,交通大學,金門技術學院,南開技術學院,高雄第一科技大學,康寧護專,淡江大學,慈濟大學,輔仁大學,遠東科技大學,銘傳大學,德明技術學院,樹德科技大學。

高中職:二林工商,三民家商,三育中學,中山女中,中港高中,中華藝術學校,中壢高中,中壢高中,中壢高商,內湖高工,平鎮高中,后綜高中,安樂高中,安樂高中,成功高中,育成高中,協同高中,協和工商,宜蘭高商,忠明高中,明倫高中,松山工農,虎尾高中,虎尾高中,金門高工,金門高中,金陵女中,長榮女中,南投高商,南寧高中,建功高中,苑裡高中,能仁家商,基隆海事,淡江高中,復興高中,湖口高中,開明工商,新營高中,楠梓高中,聖功女中,鳳新高中,樹德家商,興華高中,興華高中,曙光女中,豐原高商,羅東高工,東海高中。

企業與協會:ADK 聯旭廣告,Smart 雜誌,公共電視 Peopo,心路基金會,司改會,台北市立聯合醫院,台北松江扶輪社,全國巡迴文藝營,花旗基金會,社工專協、阿宅聚會,桃園西北扶輪社,華碩設計中心,群英社,遠傳電信,賽門鐵克,醫改會。

標籤: , ,



過去一年最熱門文章:
KIVA把錢借給全世界


2003-09 / 2003-10 / 2003-11 / 2003-12 / 2004-01 / 2004-02 / 2004-03 / 2004-04 / 2004-06 / 2004-07 / 2004-09 / 2004-10 / 2004-11 / 2004-12 / 2005-01 / 2005-02 / 2005-03 / 2005-04 / 2005-05 / 2005-06 / 2005-07 / 2005-08 / 2005-09 / 2005-10 / 2005-11 / 2005-12 / 2006-01 / 2006-02 / 2006-03 / 2006-04 / 2006-05 / 2006-06 / 2006-07 / 2006-08 / 2006-09 / 2006-10 / 2006-11 / 2006-12 / 2007-01 / 2007-02 / 2007-03 / 2007-04 / 2007-05 / 2007-06 / 2007-07 / 2007-08 / 2007-09 / 2007-10 / 2007-11 / 2007-12 / 2008-01 / 2008-02 / 2008-03 / 2008-04 / 2008-05 / 2008-06 / 2008-07 / 2008-08 / 2008-09 / 2008-10 / 2008-11 / 2008-12 / 2009-01 / 2009-02 / 2009-03 / 2009-04 / 2009-05 / 2009-06 / 2009-07 / 2009-08 / 2009-09 / 2009-10 / 2009-11 / 2009-12 / 2010-01 /