簡報5分鐘,5分鐘簡報


昨天有一個機會,用5分鐘,也就是300秒的時間,「徒手」介紹、演講、說明、或者簡報「簡報」這個題目。我原本只是平常心、輕鬆講,沒想到講完之後聽眾反應十分激烈,而且最令我驚訝的是,事業成就越高的聽眾反應越好,整個下午都一直有聽眾向我致意。既然聽眾反應如此好,乾脆也把這次經驗與讀者分享。

昨天的場合是某一個「扶輪青年領袖營」(RYLA),這樣的活動每年不同的扶輪社地區或甚至分區都會舉辦,我原本被告知當下午活動的輔導員,後來活動前14小時才知道,中午吃完午餐後,還有6個各5分鐘的主題分享,除了我之外,分享者都是相當有社會成就的企業賢達、菁英領袖。因為知道的時間很晚,中間我還痴睡了10小時,午餐時間也不方便拿出筆記本,所以只能趁著吃完午餐,還有開始講之前短短30分鐘準備,也就是邊聽台上的賢達分享,邊偷偷準備。

簡報 EAT 限制

準備前簡單評估一下 E.A.T.,也就是環境(Environment)、聽眾(Audience)與時間(Time),環境上不容許投影,現場只有一個非常長的白板,加上白板上方還有一條紅色布條,所以我能用的器材就只有這個狹長的白板加上白版筆。其實我本來就是靠「白手起家」的(還因此買了平版電腦),徒手畫出視覺語言沒有什麼問題,只是狹長的限制比較多。

聽眾很分歧,有一大部分是20上下的青年學生,還有一部份是已經出社會的扶青團團員,再來還有商業成就很高的扶輪社友,知識起點與背景差很多,要滿足所有人很困難,加上只有短短五分鐘,所以真的講不了什麼,如果要自我介紹,可能120秒就消失了,這比今年初連講10場10分鐘的簡報圖表還要更精簡。小時候被抽到3分鐘即席演講,會覺得3分鐘長得令人抓狂。現在年紀大了,5分鐘則是短到令人抓狂。

決定 WIIFM 內容

綜合以上三項限制,在五分鐘的時間內,我想想最多只能講三點到四點,這時候從我大腦資料庫中,虛擬調出四張投影片,主要是針對還很少簡報的小朋友,他們通常都還在要簡報時不知道要講什麼的階段,所以讓他們可以快速抄下三、四個名詞或縮寫,有幾個簡單的概念「可以帶走」,以後想到可以重新應用即可,並且讓他們「看一下」專業有準備的簡報者大概效果如何。五分鐘,這樣大概就完了。

我從大腦中調出來的四張「投影片」分別是 EAT 限制、WIIFM、PREP以及STAR,這種東西比較結構化,而且學員好抄,先讓他們知道簡報的限制、簡報的目標、如何推銷事與如何推銷人,這樣就夠了。

因為我沒有電腦可以協助我準備,只有筆記本,所以只好寫下每一分鐘的重點,所以剛好一點大約一分鐘:
  1. 自我介紹
  2. EAT
  3. WIIFM
  4. PREP
  5. STAR
實際上當然會有一點點的誤差。

紙上分鏡

然後在紙上我也把分鏡預先規劃好,因為白版非常非常狹長,所以只能用序列的方法來分鏡。分別就是 EAT、WIIFM、PREP與STAR。剛好就是四格,從白板的左邊開始邊講邊畫,最後剛好走完整個白板。

上台之後就是以這個「5分鐘簡報」為例,來說明準備簡報的方法與重要性,最後順便拿自己負責規劃的Yahoo!奇摩公益獲得新聞局數位金鼎獎為例,自我介紹一下。雖然不至於「精確到秒」,但想講的一樣都沒少講,比5分鐘大概多一點點結束。

最近幾年開了許多簡報班跟圖表班,都是著重在螢幕與投影介面上。後來發現,商業工作者在許多場合中,徒手在白板、大字報視覺化思考、畫圖表的技巧也很重要,而且重要性可能越來越高。徒手用白板溝通的頻率應該是電腦簡報的10倍以上,只是平常我授課時都在全電腦環境,沒有機會徒手視覺化資訊,昨天小試一下,反應異常正面,效果也超出我的意料之外。

以後在這種異常簡短的場合,或許大家嘗試一下用徒手來分鏡、畫圖表,會比使用電腦與投影為介面的方式要來得更有效。當然,準備的時間應該是差不多的,千萬別偷懶!

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 日本東京麻布扶輪社補出席


此次前往東京開會,因為來回都沒有多停留,所以開會之外時間不多,早到的那個下午拜訪龜有與體驗下町風光,返航前的下午就剛好去補出席,順便看看日本人例會是怎麼開的。

老實說要在開會空檔找到地點相近的扶輪社並不容易,此行之前我還是厚臉皮拜託日本同事幫我看看哪一個扶輪社離公司與旅館最近,畢竟我對東京沒有那麼熟,看到日文跟英文的旅館名稱,還是搞不清楚哪裡是哪裡,最後同事發現我們住的ANA Intercontinental(東京全日空)就有麻布扶輪社的例會,我只要開完會「跑」回旅館就可以了。

雖然之前去過韓國德國補出席,大約知道國外的扶輪社餐費與當地物價水準相較,都要比台灣便宜,但日本畢竟是一個物價超高的國家,如果當地餐費與物價水準的比例又高過台灣,地點又在這種五星級旅館,例會餐費就可能相當高昂,所以我預先準備了兩萬日幣的現金。後來在旅館內看了一下DM,原來旅館內包廂的每人餐費也不過就3000到5000多日幣而已,這樣扶輪社例會的餐費也不可能比這個高太多。最後答案揭曉,為4900日幣。

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東京麻布扶輪社吃的是西式套餐,前菜、主菜、點心就沒有了。老實說目前我也只有看過台灣吃合菜,吃得很好,但很貴,如果大家都改成套餐,不會每次浪費一大堆,而且稍微晚到的社友也不用吃剩菜。雖然我日文幾乎聽不懂,但可以聽得出來在報告IOU的時候都是講自己的近況為多,而不是只有歡迎某某蒞臨指導或者祝某某生日快樂、金銀銅鐵錫婚快樂,這點也可以給台灣的社友參考。

或許是因為大都市扶輪社步調快,所以用餐與行政事務是同時進行,30分鐘結束,剩下30分鐘演講或Close Meeting,沒錯,例會一個小時就可以結束。這次的例會是請社友來分享非洲之行的經驗,沒有幻燈片也沒有投影機,純粹口語報告外加當地的貨幣、照片,也是能夠賓主盡歡,所有的注意力都在講者身上。

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東京麻布扶輪社的社友都挺友善的,雖然很多人平常不習慣講英文,但還是很友善地試圖與你交談。當天除了我去補出席外,其實還有另外兩位日本社友補出席,加上報到桌上還放一個補出席餐費4900円的牌子,看來當地社友去其他會補出席的比例不低。

憩

原本以為例會會到2點,這樣在旅館附近晃晃就可以準備搭機場巴士回台灣了,沒想到例會只到1點半,這樣可以閒晃的時間變多了,就沿著旅館後門出去,才發現原來 Suntory Hall 就在旅館隔壁而已,而且前面的廣場就以 Karajan 命名。日本的建築與都市空間規畫是相當有趣的,第一次到東京之後,我馬上就發現在台灣學建築是人生一大錯誤,要學就應該來東京,起碼體會空間的機會要比台灣多,當地建築物配合地形地物立體交錯的空間變化非常靈巧,別人感覺我不知道,但我自己是嘆為觀止,所以當下決定四處走看看商業區的公共空間與人行步道。

沿路看到許多這樣的牌子,而且公共空間很多,都是真正開放給公共使用,而非台灣那種假公共空間,幾個花台把路堵死醜不拉嘰的。

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沒想到隨便走走就走到東京鐵塔。心想身上還有些現金,就上去逛逛吧。如果在東京有半天時間,我覺得上來東京鐵塔看看也不錯,上到中間的瞭望台820日幣而已。

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東京鐵塔大概是校外教學的必要景點吧,裡面最多的就是來自日本各地的中學生,二樓有很多賣紀念品的,有些東西跟機場紀念品商店不同,畢竟主要對象是日本中學生(?),所以更講究「東京土產」、「東京限定」而非日本土產,檔次價格應該都會比較俗民一點。但如果是要買給同事吃的,機場通關之後再買就好了。

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 度過一個扶輪周


上周末可以說是典型的扶輪周,扣掉上拉丁文與備課的時間,幾乎都在扶輪社度過,星期天還跨到3480替扶青團地區研習會上課。

星期五晚上原本被一位超級阿宅拉去他們社的授證,是的,現在參加扶輪社的阿宅也很多,或者說扶輪社也有很多阿宅。但該重量級阿宅當晚另有要務,所以我只好硬著頭皮,充當社長代表參加台北北區扶輪社的49周年授證,並且順便歡迎國際扶輪總會會長代表。

當晚讓我印象最深刻並不是國賓飯店慢條斯理到鳴鐘散會還沒出點心的上菜速度,而是傳說中「老社」才會有的「老社友」。當天晚上北區社有致贈禮物給兩位老社友,其中一位已經98歲了,據說每周都會開開心心去參加例會。扶輪對於我這種生涯才在課長島耕作等級的上班族而言,是一個從多向度體會「黃昏流星群」的好地方,我看到98歲的社友,心中十分震撼,也自問自己如果活到98歲,還有沒有「能力」出席扶輪例會?另外一位資深的社友是「創社社友」,年紀不詳,但也不可能太年輕。如果跟我一樣35歲加入扶輪運動,經過50年之後就85歲了。一個社團連續參加50年,半個世紀,想來真是不簡單。

星期六上午參加的是3520的地區年會,就我現在的認知,扶輪社在台灣能定期舉辦的最大活動就是各地區年會了。最近因環境所迫不得不開始留意領導這件事,原本我想說每個社團不都一樣,辦活動就辦活動,我從大學參加社團起弄過多少活動,扶輪地區年會哪有啥不一樣,只不過就是人多、外國人多而已。可是現在慢慢去思考,才了解前輩說在扶輪學習領導到底是什麼意思。要辦一場年會,前前後後得有多少社友參加?這些人可不是大學學生或年輕阿宅哩,99.999%事業都比你成功,要協調大家開會就很難了,更別說帶領大家做事。因為下午還要補拉丁文,所以得提早離開,其他人就別說了,當我看到最後面放投影片的竟然是柯耀宗學長時,我就知道扶輪社為什麼一再強調領導了。

除了領導,服務也很重要,最近要開始思考接任社會服務主委之後,要不要向扶輪基金申請Grant來從事社區服務。扶輪社友每年都要大量捐獻給扶輪基金,這之中有很多被拿去「撲滅小兒麻痺」與各種獎學金,還剩下一點點小錢可以當成Matching Grant給有心從事社會服務的扶輪社申請,例如大安溪部落的計畫梅園部落等等,國際扶輪還有一個Matching Grant的「目錄」,裡面的計畫看起來就跟Global Giving這些網站一模一樣。我想台灣需要幫助的人與社區還很多,就看我明年卸任前能不能找到「投資報酬率」高又能夠長期投入的服務計畫。

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 Seoul Hana Rotary Club 補出席


本週在韓國首爾開會兼聽課,待了幾乎整整一週,所以出發前就開始猶豫要不要也在首爾補出席

在台灣曾經嘗試上網去找資料,但看著每個旅館的名稱與英語地名,實在很難想像到底在哪裡,所以沒有預先「挑」好補出席的扶輪社,打算到韓國之後再碰運氣。

IMG_1050 到了韓國之後,拿著筆記型電腦跟地圖詢問韓國同事,一間一間對,最後找到幾個時間比較可能、距離也不遠的扶輪社例會。有了第一次的經驗,知道事先打電話確認就可以,只是沒想到扶輪國際的資料與現實差異挺大,我打了三間旅館,最後才確認了每星期三早上在 JW Marriott 舉行例會的 Seoul Hana 扶輪社。

畢竟韓國人跟台灣人一樣都屬於「英文還好」的層次,老實說我也有點擔心語言能不能通。上次是在德國補出席,語言完全沒有問題,但這次韓文我就完全不行,頂多只能說안녕하세요 ,但後來想想,首爾是大都會,扶輪社員理應會英文才對,所以還是迎著曙光跑去搭地鐵。

Hana扶輪社的秘書(韓文叫做:「總務」)裵先生告知不用負擔餐費,但需要 IOU。韓國 IOU (誠金)是一個信封,要直接放錢進去的,也不像台灣會報告,寫完之後將錢放進去,放回原來的小籃子,幹事收走就好了。我信封寫了,錢放進去了,但不知道要放回籃子,最後覺得怪怪的,將信封放到顯目位置,總務才幫我收走。

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韓國人例會的節奏相當快,不知道是不是因為例會在早上的關係,幾乎沒有什麼報告,包括宣讀扶輪四大考驗、唱扶輪歌、唱歡迎歌、介紹友社社友(小弟在下我)、友社社友自我介紹(還好這次有心理準備了,下次應該可以更進步)及吃早餐,全部在30分鐘內結束。早餐份量雖然不少,但大家幾乎都在5分鐘內吃完,害我吃得挺緊張的 XD

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也因為前面的節奏很快,所以90分鐘的例會還留了將近60分鐘的演講。吃飯的時候一直看到投影機投出「文化強國」,想說不知道是誰電腦的背景還是怎樣,畢竟演講者介紹我也聽不懂,只有聽到「朱蒙」、「Producer」這些字眼。演講開始之後,秘書坐到我旁邊,我才知道演講者是韓劇《朱蒙》製作公司Olive9的COO兼副總裁金泰源。之後 Powerpoint 簡報上面每一頁的標題左邊都寫了「文化強國」這四個字。

文化強國

只可惜韓文我也聽不太懂,但就我對簡報字面上的理解,韓國人對於「文化產業」或「內容產業」真的是很認真的,因為裡面有些內容跟我現在的工作(或 Hunter來找我做的工作)有相關,多少看得懂一點,只能說他們的 Roadmap 很具體、完整、前瞻。

我之前只有陪家人看過「新娘18歲」、「秘密男女」(是的,都是韓智慧演的),對韓國影劇的了解不多,所以看簡報的時候,還以為 Olive9 是類似本國「X年X百億計畫」那種計畫名稱,等到後來交換名片,才知道那麼大的 Roadmap 只是這一家公司的計畫。這次補出席很值得,已經遠遠超越「補出席」的意義了。

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 扶輪補出席經驗談


前一陣子去了歐洲,出發前決定要找機會「補出席」。

「補出席」(Meeting Make-up)是國際扶輪社(Rotary)一個非常聰明的設計,因為扶輪社要求社員的出席率(很嚴格),所以無法參加自己社例會時,可以透過補出席的方式來滿足出席率。感覺上是一項「不得不」的行為,實際上是協助社員到異地迅速認識當地人的極佳方式,看似「義務」,實乃「權利」,如果語言沒有太大的障礙,不應該貿然放棄。而且補出席很自由,想去哪個扶輪社補出席都可以,事先也不用通知,不論在旅遊途中或商務出差時,只要時間配合都能去。

扶輪社有一個線上目錄,查到適合的地點與時間之後,最好再上該社的網站查看看,畢竟我也是這次才知道國外很多社的例會會在中午與晚上交錯,去錯時間就不妙了。

決定補出席之後,就向社裡要了幾面交換用的小錦旗,放到旅行箱就出發了。但畢竟是第一次補出席,所以參加例會之前還「勘查」了一次,詢問櫃臺是不是第二天晚上真的有例會。國外許多有扶輪例會飯店門口或大廳都會有扶輪標誌,很容易辨別,看到之後詢問櫃臺應該都會有詳細的資料。

到了補出席的例會場地,因為早到了一點,所以半個人都沒有,不過飯店的服務人員就已經開始來服務了,親切奉上柳橙汁。第一個到的是秘書,手腳很快,馬上讓我填出席單,社長過沒多久也到了,招待十分親切,而且每個社友都來跟我握手,在那人生地不熟的異地。如果我是到「貴寶地」做生意的,那補出席實在是太迷人了。至於費用,一般都是例會前就主動繳納,讓我驚訝的是這個扶輪社的例會餐費比台灣的還低,所以也不用太擔心。

例會開始後,補出席的社友依照規定在會務時間會被介紹,但我沒想到起立揮手之後還被要求「致詞」,只好隨便講兩句蒙混過去,顯然下次補出席前要準備一些場面話介紹自己跟台灣才不會尷尬。

這個扶輪社的餐點很簡單,一盤主餐、一盤點心就打發了,重點還是在例會活動。他們的例會活動實在太有教育意義了,竟然是幾個社友宣讀一篇介紹水資源的廣播新聞專題,連串場音樂也有,這種活動我在台灣還沒看過。晚上七點半報到聯誼,到十點才鳴鐘散會,時間也比我在台灣看到的例會要長。最後與對方社長交換錦旗,我的補出席兼全民外交就功德圓滿了。

這次補出席的經驗十分良好,大有「參加扶輪、走遍天下」的感覺,果然是一個國際性的大社團。席間一位非常熱心的社友力邀隔日去參觀他的公司,題外話就不在此贅述。

歸納一下在國外補出席的小小幾點心得,供有興趣的社友參考:

  1. 攜帶錦旗、扶輪章、扶輪名片
  2. 線上目錄查詢目的地/所在地的例會地點、時間
  3. 繳納餐費
  4. 填補出席卡、Guestbook
  5. 簡短致詞
  6. 交換錦旗
  7. 回台灣交出席卡

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 白義德來信


我們扶輪社正式授證之後,國際扶輪社長(RI President)白義德( William B. Boyd)的歡迎信也在農曆年前飛到台灣了。信中除了要我們堂堂正正做人之外 XD,還附上一份簡單又有趣的資料,包括星期一到星期天例會的比例,沒想到星期六、星期日都超少的,最多的是星期二。另外一項數據,就是年齡分佈了。

扶輪社沒有退休也沒有年齡限制的,跟青商會YPO不一樣,所以年齡分佈異常寬廣,全球120多萬扶輪社員(Rotarian)中,年紀超過70歲的比低於40歲的還多 XD ,30歲以下的只有1%,是一個非常年長的社會團體。

扶輪社非常重視地方聯繫,所以在台灣的成立順序大致上是先以縣市命名,然後再以鄉鎮市區或東南西北依序成立,在台北市因為扶輪社太多了,行政區跟東西南北當然不夠用,到我們已經用路名啦。那種用縣市名的社基本上都有一定年紀了,50歲在裡面大概也只是小老弟,我這種35的就是小老弟的小弟,的小弟。

很多人以為參加扶輪可以怎樣怎樣,其實社裡面是不鼓勵你利用扶輪怎樣怎樣的,而且某些行為還被具文禁止,例如為了商業目的發送信函給其他社員,或者向其他扶輪社員尋求財務支援。那這樣,除了消除小兒麻痺捐助獎學金外,參加扶輪社能幹嘛呢?

老實說,參加這種成員年紀上下可以差距50歲、3個世代,行業、社經地位都有很大差距的社團,本身就已經是一種不小的挑戰了,如果還要跟大你30歲或小你30歲的人一起開會、服務、共事,從中能夠獲得的成長空間與學習機會,就人生長期來看,遠遠比直接商業利益要來得珍貴。特別是很多經營管理上的問題,有時候同儕切磋不來的、書上看不到的、學校老師沒有能力教的,開口問問前輩還是比較快。

人家說家有一老,如有一寶。很多扶輪社一個社就有幾十老,你看這有多珍貴?

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